Bazy indeksów, dobrodziejstwo, do którego należy podchodzić z pewną dozą ograniczonego zaufania

Przede wszystkim należy podkreślić, że elektroniczne bazy indeksów ksiąg metrykalnych są wielkim dobrodziejstwem dla genealogów. Korzystając z nich powinniśmy być wdzięczni zarówno osobom, które elektronicznie indeksują dokumenty z ksiąg metrykalnych jak i wszystkim portalom (prowadzą je zarówno stowarzyszenia/organizacje jak i osoby prywatne), które udostępniają je dla nas, jak na razie w wolnym dostępie.
Wszystkie osoby indeksujące, które poznałam, po prostu lubią to robić. Niektórzy nawet śledzą historie niektórych rodzin. Indeksacja to zajęcie żmudne (szczególnie jeśli chodzi o odczytywanie tekstów napisanych nieczytelnym charakterem pisma), i chyba bez pasji nie można się indeksacją zajmować.

Jednakże użytkownicy powinni informacje udostępnione w formie bazy elektronicznej traktować z pewną dozą ograniczonego zaufania. Oznacza to też, że jeżeli w bazie indeksów czegoś nie ma, to nie znaczy, że nie istnieje czy to w zindeksowanym materiale czy w ogóle. Korzystając z baz indeksów trzeba więc pamiętać o poniżej opisanych mankamentach korzystania z indeksów elektronicznych.

Zakres zindeksowanych lat. Przykładowo „Geneteka” (genealodzy.pl) w polu „parafia” podaje w opisie zakres zindeksowanych lat w postaci lat krańcowych (najstarszego i najbliższego nam roku). Możemy spojrzeć na parafię Kobylniki w województwie mazowieckim, gdzie podano, że urodzenia zindeksowane są za lata 1819-1912 (link do „Geneteki” / Kobylniki / zindeksowane akta urodzeń). Żeby sprawdzić, z jakich lat akta zostały zindeksowane trzeba spojrzeć na diagram osi czasu, gdzie kolorem zielonym zaznaczone są lata zindeksowane. W tym konkretnym przypadku zindeksowane są akta urodzeń z lat 1819-1821, 1866-1881 oraz 1912. Więcej lat jest niezindeksowanych niż zindeksowanych. I jest to dowód na to, że jeżeli jakiegoś konkretnego aktu, który spodziewamy się znaleźć w danej parafii, nie ma w indeksie, to przede wszystkim warto popatrzeć na diagram osi czasu i sprawdzić, czy interesujące nas lata zostały już zindeksowane. Na ogół nie robimy tego automatycznie, nawet kiedy świadomi jesteśmy tych ograniczeń. Niektóre parafie mają 100% indeksacji, to znaczy, że zindeksowano wszystkie akta. Ale są i takie, gdzie zindeksowano tylko kilka lat jub jeden rok i brakujących lat jest więcej niż tych zindeksowanych.

Brak ksiąg. Indeksacja odbywa się zarówno na materiale pochodzącym z archiwów państwowych jak i diecezjalnych czy parafialnych. Mimo tego może się zdarzyć, że dla niektórych parafii będzie w ogóle brakować ksiąg z jakiegoś zakresu lat. W takiej sytuacji niepełna indeksacja może oznaczać, że nie było akt do zindeksowania. Na razie nie spotkałam się z tym, by gdzieś było zaznaczone, że brak indeksacji jest wynikiem braku ksiąg, ale być może jest to jakoś zaznaczone a tylko ja tego nie zauważyłam.

Zbyt dokładne wyszukiwanie. Innym problemem, który może utrudnić jakieś konkretne poszukiwania, są błędy o charakterze literówek, i to nie spowodowanych przez osoby indeksujące, ale przez fakt, że pisownia jakiegoś konkretnego nazwiska mogła ewoluować przez lata i jeżeli wybierzemy „wyszukiwanie dokładne”, to baza pokaże nam tylko te osoby, które miały nazwisko o wskazanej przez nas pisowni. W mojej rodzinie jest nazwisko Kaliński. We wcześniejszych aktach było zapisywane Koleński i Kaleński a może jeszcze inaczej, więc jeśli wyszukuję dokładnie to po tych wszystkich formach.

Czasem warto jest nie szukać dokładnie – i to jest zasada ogólna przeszukiwania dokumentów zindeksowanych – gdyż sami możemy w ten sposób ograniczyć sobie dostęp do informacji.

Problemy trudne do określenia. Zdarzyła mi się też sytuacja, w której nie widziałam zindeksowanych dokumentów, które widziałam w indeksach ksiąg, do których miałam dostęp. Zastanawiałam się wtedy, czy wynikało to z jakiegoś błędu technicznego przy wpisywaniu osób do indeksu. Być może nie wszystkie lata były zindeksowane i tylko ja nie zwróciłam na to uwagi. Losowo mogą zaistnieć jakieś usterki techniczne w bazie.

Błędy w indeksach w księgach. Może się też niestety zdarzyć, że jakiś akt został przeoczony w indeksie księgi. Księgi zazwyczaj indeksuje się na podstawie indeksów w nich zawartych. Nie jest tak jedynie w przypadku ksiąg, w których indeksu brakuje. Ale jeżeli tylko indeks jest, to na ogół na jego podstawie sporządzany jest indeks elektroniczny. W takiej sytuacji indeks elektroniczny powiela błędy w indeksie w księdze. Niektórzy indeksujący czytają akta i wpisują wiele identyfikujących informacji, jak na przykład rodzice pana i panny młodych. Świadczy to o wielu cechach osób indeksujących, ale przede wszystkim o ich pasji i zaangażowaniu w to, co robią. Przy takim zaangażowaniu nawet błędy z indeksu mogą być wyprostowane. Ale poziom szczegółowości informacji przy indeksacji jest różny. Nie zawsze podawane są informacje dodatkowe.
Błędy w indeksach są różne, na ogół związane z pomyleniem numeru aktu oraz błędem w imieniu, czasami też w nazwisku. Czasami pisownia nazwiska w indeksie i w akcie nie jest taka sama. Największy problem może być z podaniem w indeksie błędnego numeru aktu. Akt właściwy czasem łatwo jest odnaleźć, a czasami trzeba po prostu przeglądać księgę do momentu, aż się na ten właściwy akt natrafi.

Zmiany nazwisk i inne nieprzewidziane okoliczności. Kiedyś zdarzył mi się przypadek, że panna młoda mieszkała w danej miejscowości, a aktu ślubu w księdze dla tej miejscowości nie było. Były natomiast akty urodzenia dzieci z tego małżeństwa. Doszłam wtedy do wniosku, że być może małżeństwo przeoczono w indeksie i zaczęłam przeglądać akta małżeństw od początku. Akt małżeństwa znalazłam, ale pan młody miał w tym akcie inne nazwisko niż później już jako ojciec w aktach urodzenia dzieci. To jest tylko przykład. Mogą być inne tego rodzaju komplikacje. Są do wyłapania w indeksach, ale jeżeli podane są dodatkowe informacje. Tu można byłoby zidentyfikować to małżeństwo po imionach rodziców panny młodej, którzy byli znani. Ale nie zawsze jest to takie proste.

Warto też pamiętać, że akta metrykalne (szczególnie wcześniejsze) nie zawsze były w księgach numerowane. Wtedy jako numer aktu podawany jest zazwyczaj numer strony.

Podsumowując można powiedzieć, że brak aktu w indeksie może wynikać z wielu przyczyn:

  • podstawowa: nie został jeszcze zindeksowany – w ogóle lub w ramach lat niezindeksowanych dla danej parafii,
  • brak księgi za dany rok, w której poszukiwany akt został sporządzony, czyli nie został zindeksowany, ponieważ dziś już nie istnieje,
  • znajduje się w innym miejscu – choć często szukamy w całej bazie, więc jeżeli tylko jest zindeksowany, to powinniśmy na niego natrafić w tym innym miejscu,
  • z przyczyn technicznych baza go nie wyłapuje a tym samym nie widzimy go w bazie mimo, że jest zindeksowany,
  • poszukujemy zbyt dokładnie, baza nie pokazuje nam więc wszystkich podobnych nazwisk a jedynie te, które zadaliśmy, a pisownia tego konkretnego poszukiwanego nazwiska mogła być kiedyś inna (nie mówiąc już o zmianie nazwiska),
  • elektroniczna baza indeksów powiela błędy z indeksu z księgi.

Na pewno nie wyczerpałam katalogu problemów, które mogą utrudnić nam odnalezienie poszukiwanego przez nas aktu metrykalnego w elektronicznej bazie indeksów (a także w księdze, jeżeli pierwotny błąd tam został popełniony a baza elektroniczna jedynie go powieliła). Na pewno sam fakt braku aktu w bazie nie oznacza, że on się tam nie znajduje. Rzeczywiście może go tam nie być, ale czasami trzeba dla pewności przeszukać księgi, żeby ponad wszelką wątpliwość ustalić istnienie lub nieistnienie dokumentu. Problemy takie nie zdarzają się często, ale losowo mogą przydarzyć się właśnie nam.

Bazy indeksów ksiąg metrykalnych to tylko narzędzia ułatwiające nam poszukiwania. Jednakże, nawet przy podaniu wielu zmiennych, informacje z baz elektroniczny nie mogą w żaden sposób zastąpić zajrzenia do samego aktu i przeczytania, jakie informacje są w nim zawarte.
Spotkałam się też z podejściem, że zagląda się tylko do tych dokumentów, do których podano link do jego obrazu cyfrowego. Jest mnóstwo aktów metrykalnych, które są zindeksowane i dostępne on-line, ale nie są jeszcze podlinkowane. Trzeba ich poszukać na portalach publikujących obrazy cyfrowe aktów metrykalnych.

Trzeba też pamiętać, że indeksacja to proces. Akta, które wczoraj nie były zindeksowane, dziś mogą pojawić się w elektronicznej bazie. Jeżeli pochodzimy z terenów o dużej migracyjności rodzin (z mojego doświadczenia było tak na przykład na północnym Mazowszu), to elektroniczne bazy są dla nas nadzieją na to, że nie będziemy musieli przeglądać akt z kilkudziesięciu parafii i na naszych przodków natrafimy właśnie w tych bazach. Nie należy się poddawać, jeśli dziś niczego nie znaleźliśmy, trzeba po prostu zaglądać do bazy co jakiś czas a prawie na pewno odniesiemy sukces. Mnie się udało już kilkakrotnie o czym pisałam we wcześniejszych postach. Oczywiście nie odnalazłam jeszcze wielu aktów metrykalnych, ale czasami jeden odnaleziony akt może nas ukierunkować, gdzie należy szukać dalej i dalej możemy szukać w księgach. Nie zawsze trzeba czekać na indeksy, można szukać samemu. Jednak na rodzeństwo mojej prababci nadal czekam. Odnalezienie w „Genetece” aktu ślubu jej rodziców było wielkim przełomem w odtwarzaniu genealogii tej linii moich przodków.

Należy też mieć świadomość, że księgi o których wiemy, że istnieją, to nie muszą być wcale wszystkie księgi, które będą dostępne. Księgi metrykalne nadal się odnajdują. Może się okazać, że księgi brakujące dziś, za jakiś czas wypłyną i poszukiwania, które wydawały nam się niemożliwe, staną się dostępne.

Przykład udanych poszukiwań przodków w „Genetece”

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s