Z podobnym do opisanego poniżej problemem zetknęłam się kilkakrotnie. Zdarzyło mi się też, że gdy w archiwum wypełniłam formularz na zamówienie skanu aktu, dostałam to, czego potrzebowałam. Oczywiście, zawsze najważniejsze jest to, że dokument istnieje, więc nie zgłębiałam, gdzie się faktycznie znajdował. Ale w zeszłym roku przy kolejnym takim przypadku postanowiłam jednak sprawdzić, o co chodzi.
Przykładową osobą będzie tu Chana Ruchla Grosflam, której akt urodzenia został następująco zindeksowany w JRIP: urodzona w 1848, akt urodzenia nr 45, cyrkuł: 2, 4-6. Sygnatura księgi nie została podana. JRIP czasami podaje sygnaturę księgi a czasami nie. W tym przypadku niestety nie podano tej informacji.
Prostym rozwiązaniem w takiej sytuacji – teoretycznie – jest zajrzenie do inwentarza, co można zrobić także na www.szukajwarchiwach.pl – tu zespół nr 180 – i sprawdzenie numeru sygnatury dla księgi, która będzie zawierała urodzenia z 1848 z cyrkułów 2, 4-6. W wielu przypadkach ta prosta metoda działa, ale w tym konkretnym księgi z 1848, która zawierałaby urodzenia z tych cyrkułów, w inwentarzu nie ma.
Mój eksperyment polegał więc na zamówieniu z Biblioteki Historii Rodziny mikrofilmu, którego numer był podany przy zindeksowanym na JRIP akcie urodzenia – 689535.
Kiedy mikrofilm wreszcie dotarł, zaczęłam szukać aktu urodzenia Chany Ruchli Grosflam. Znalezienie go nie było trudne! Poszukiwany akt znalazłam w zmikrofilmowanej księdze z Archiwum Państwowego w Warszawie, która tak była opisana na mikrofilmie – tutaj cytuję kartę biblioteczną tej księgi, która również została zmikrofilmowana. Cytowany opis nie jest więc amerykańskim opisem mikrofilmu tylko opisem inwentarzowym warszawskiego archiwum: Akta stanu cywilnego wyznań niechrześcijańskich cyrkułów w Warszawie, lata krańcowe 1847-1852, sygnatura jednostki 56a, „polski” numer mikrofilmu 301354. W amerykańskim opisie tej księgi podane jest (po polsku), że znajdują się w niej akta urodzeń. Także, że zostały one zmikrofilmowane 3 sierpnia 1968. Przemknęło mi przez myśl, że być może od tamtego czasu księga zaginęła…, ale żeby eksperyment przeprowadzić do końca udałam się na Krzywe Koło (adres warszawskiego archiwum) w celu odnalezienia numeru mikrofilmu podanego na kliszy mormonów i w konsekwencji dotarcia do właściwej księgi i aktu.
Przejrzałam inwentarz. Numer 301354 odnalazłam bez żadnych problemów. Jest on podany przy księdze, opisanej w inwentarzu zespołu o nazwie identycznej z tą podaną na karcie księgi zmikrofilmowanej w 1968 w następujący sposób:
sygnatura 180, akta urodzeń, żadne cyrkuły nie są podane, lata krańcowe: 1847-1852, sygnatura dawna 56a i numer mikrofilmu 301354.
Ten sam opis, wraz z sygnaturą dawną, można odnaleźć na www.szukajwarchiwach.pl .
Dodam, że wersja zdigitalizowana tej księgi nie jest na razie dostępna on-line na tym portalu.
Sprawdzam jeszcze, czy w akcie urodzenia Chany Ruchli jest informacja o cyrkule, w którym ten dokument został sporządzony. Niestety, w opisie nie ma nic na ten temat. Jedyne wnioski w tej kwestii możemy wyciągnąć z informacji o adresie zamieszkania jej ojca (a tym samym jej miejscu urodzenia) – numer hipoteczny posesji 2047. Sprawdzam ten adres w taryfie domów z 1877. Wtedy ogromny obszar, na którym i ten numer się znajdował, został „zajęty pod cytadelę”. W 1877 określono jeszcze nazwę ulicy, którą była Przekątna lub „żadna” a numer cyrkułu jeden lub „nie podano”. Zawsze mam dylemat przy odczytywaniu taryfy. Wydaje mi się, że myślniki raz oznaczają powtórzenie a raz brak nazwy i numeru. Stąd podaję dwie możliwości. Oczywiście można jeszcze sprawdzić we wcześniejszych taryfach.
Wniosek ogólny jest taki, że być może ktoś się przy indeksacji pomylił i podał te niepoprawne numery cyrkułów przy akcie urodzenia Chany Ruchli. Zamiast naprowadzić na właściwą księgę, raczej utrudniły one jej odnalezienie. Nie miałoby to znaczenia, gdyby podano sygnaturę księgi, dawną czy bieżącą. Ale niestety nie podano tych informacji.
Jeżeli kolejny raz trafię na akt metrykalny bez sygnatury i z numerami cyrkułów, które nie pasują do tych z inwentarza archiwum, zacznę od sprawdzenia ksiąg, przy których podane są sygnatury dawne. Jest ich dosłownie kilka.
Generalnie rzecz biorąc należy założyć, że skoro jakiś akt został zindeksowany, to raczej musi istnieć do dziś.
Przynajmniej teraz rozumiem, jak należy zabrać się – w przypadku opisanych czy podobnych nieścisłości – do odnalezienia poszukiwanego dokumentu.
Podsumowując, można powiedzieć, że informacje z tych trzech źródeł są ze sobą spójne. Czasami informacje podane w indeksie JRIP są zapisane w sposób, który utrudnia dotarcie do konkretnego aktu metrykalnego.
Wielu poszukiwaczy zadowala się wyłącznie informacjami z indeksów i nie dostrzeże takiego problemu. Ja jak zwykle zachęcam do czytania i analizy dokumentów a nie jedynie zindeksowanych danych.
Praktykowanie Genealogii 